Un devis envoyé, puis plus rien. Le client ne répond pas, personne dans l’équipe ne relance, et l’affaire finit oubliée. Ce scénario se répète dans la plupart des PME, pas parce que le commercial est mauvais, mais parce que le suivi manuel de dizaines de devis en parallèle est impossible à tenir dans la durée.
Un devis relancé rapidement a en général plus de chances d’aboutir qu’un devis laissé sans suivi. Ce n’est pas une question de talent commercial : c’est que le suivi manuel de dizaines de devis en parallèle est difficile à tenir dans la durée.
Ce que fait le workflow
Le principe est simple : automatiser la détection et la relance, sans intervention manuelle.
- Détection automatique : le workflow interroge Dolibarr et repère les devis envoyés sans réponse depuis 3 jours.
- Relance échelonnée : un email part automatiquement à J+3, J+7 et J+14.
- Ton progressif : la première relance reste cordiale, la deuxième plus directe, la troisième pose une échéance claire avant classement du dossier.
Concrètement, le commercial n’a plus rien à faire. Le devis vit sa vie dans Dolibarr, et le système se charge de relancer au bon moment, avec le bon ton, sans qu’un e-mail parte deux fois ou qu’un client soit oublié.
Pourquoi automatiser plutôt que rappeler à l’équipe de le faire
La plupart des PME ont déjà essayé la solution « discipline » : une checklist, un rappel dans l’agenda, une consigne orale. Ça fonctionne deux semaines, puis la charge de travail reprend le dessus et le suivi retombe. L’automatisation ne dépend pas de la bonne volonté de quelqu’un un jour chargé — elle tourne, point.
C’est le même principe que celui détaillé dans notre article sur les automatisations de relances clients, devis et rapports pour une PME de 10 personnes : les tâches répétitives à faible valeur ajoutée sont exactement celles qu’un workflow doit absorber en premier.
Ce que ça change concrètement
Plus aucun devis ne meurt silencieusement dans une boîte mail. Chaque prospect reçoit un suivi cohérent, sans que ça repose sur la mémoire ou la disponibilité d’un commercial. Et côté pilotage, le patron ou le responsable commercial peut voir en un coup d’œil quels devis sont en cours de relance et lesquels approchent de l’échéance finale.
Ce type de workflow s’installe une fois et tourne ensuite en tâche de fond, sans coût de licence supplémentaire ni maintenance lourde.
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